Sharing Session

Cara Mengerjakan Project di RS Angkatan, Lika Liku & Dramanya

10 Feb 2025
Dede Fahrudin Dede Fahrudin
Nurul Afifah Nurul Afifah

Materi

Assalamualaikum, semangat malam bestie-bestie PHI!

Izinkan saya dan Afifah berbagi pengalaman mengenai proses memperoleh tender di RSPAD (Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat), yang tidak jarang membuat kami harus menarik napas panjang dan menahan rasa lelah. Nantinya juga akan ada cerita dari Mas Indra, Pak Arthur, dan Mbak Endah, yang turut merasakan dinamika dalam berinteraksi dengan rekan-rekan di RSPAD. Singkatnya, banyak pengalaman berharga dan cerita menarik yang kami lalui.

Secara umum, alur prosesnya hampir sama dengan rumah sakit umum lainnya, namun terdapat beberapa perbedaan dalam istilah maupun struktur. Berikut kami rangkum garis besar proses tersebut beserta penjelasan singkat terhadap istilah atau singkatan yang umum digunakan:

1. Tahapan Awal Demo dan Presentasi

Langkah pertama adalah melakukan demo dan presentasi produk ke divisi atau departemen terkait. Biaya kegiatan ini telah ditentukan oleh masing-masing unit. Jika presentasi diterima dengan baik, maka Kepala Koordinator Divisi (misalnya dari Divisi Bedah Plastik, Bedah Onkologi, atau Bedah Umum) akan membuat Nota Dinas yang ditujukan ke Kepala Departemen. Untuk divisi yang sudah berbentuk departemen seperti THT, Mata, dan Orthopedi, Nota Dinas langsung ditujukan ke Penunjang Medis tanpa melalui Kepala Departemen.

2. Proses di Penunjang Medis dan Kabagrendal

Di bawah Penunjang Medis terdapat bagian KABAGRENDAL (Kepala Bagian Perencanaan dan Pengendalian). Pada tahap inilah kita harus memastikan bahwa Nota Dinas sudah diterima oleh pihak terkait. Apabila Nota Dinas belum diterima, kita perlu menelusuri di mana prosesnya terhambat. Kendalanya bisa terjadi karena surat tersebut belum dibuat oleh Departemen, atau masih tertahan di Jangmed (Jajaran Medik).

Perlu dicatat, mendapatkan Nota Dinas dari Divisi atau Departemen bukanlah hal mudah, karena masing-masing subspesialis memiliki kebutuhan dan prioritasnya sendiri. Belum lagi jika Kepala Departemen atau Kepala Divisi memiliki karakteristik yang kompleks.

 

3. Strategi Pendekatan Personal

Pendekatan personal menjadi sangat penting. Kami mencari sosok yang berpangkat tinggi dan memiliki pengaruh kuat. Contohnya:

  • Di Bedah Plastik: Jenderal Asrofi dan Jenderal Budiman.
  • Di Orthopedi: Letjen Dr. Robert dan dr. Basuki (Koordinator).
  • Di THT: dr. Risman (andalan Mbak Endah).
  • Di Bedah Onkologi: dr. Dewa.

Sosok-sosok inilah yang kami harapkan bisa membantu mendorong Jangmed agar alat kami mendapat prioritas.

 

4. Setelah Nota Dinas Masuk Kabagrendal

Jika Nota Dinas sudah tercatat di Kabagrendal, itu adalah kabar baik tapi bukan jaminan alat akan dibeli. Banyak hal tak terduga bisa terjadi, seperti pergantian manajemen (Jangmed maupun Kabagrendal), yang membuat kita harus membangun hubungan baru dari awal.

Proses negosiasi pun bisa sangat dinamis. Jika nilai pengajuan alat di bawah 1 miliar, negosiasi cukup sampai Jangmed. Namun jika di atas 1 miliar, maka harus melalui Wakarumkit (Wakil Kepala Rumah Sakit). Uniknya, walaupun Wakarumkit menyetujui, belum tentu Jangmed akan meloloskan.

 

5. Setelah Disetujui

Setelah seluruh pihak menyetujui dan alat kita diklik oleh bagian PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), masih ada beberapa tahapan yang harus dilalui:

  • Pendekatan ke bagian Gudang untuk pengantaran alat. Kepala Gudang biasanya seorang Kolonel dan memiliki tim tersendiri.
  • Dokumentasi serah terima alat (jangan lupa foto serah terima).
  • Uji fungsi alat, yang melibatkan user, PPK, dan bagian OK. Mencari waktu yang cocok untuk semua pihak tidak mudah.
  • Proses faktur di bagian PPG, biasanya memakan waktu sekitar 1 bulan.
  • Audit oleh bagian Wasrik (pengawasan dan pemeriksaan), dan sekitar 3–6 bulan kemudian bisa ada audit lanjutan dari IJTENAD (Inspektorat Jenderal TNI AD) secara acak, langsung ke kantor dengan rombongan dipimpin Jenderal.

 

Setelah melewati seluruh proses inilah, kita bisa benar-benar bernapas lega.

Pelajaran yang Bisa Diambil:

  1. Pahami terlebih dahulu struktur dan alur di setiap divisi dan departemen.
  2. Temukan sosok user yang berpangkat tinggi dan berpengaruh.
  3. Lakukan follow-up secara konsisten dan intensif.
  4. Bangun pendekatan dan hubungan baik dengan berbagai pihak lintas unit.
  5. Libatkan Head Office (HO) jika sudah menemui jalan buntu.
  6. Selalu peka terhadap perubahan jabatan dan struktur karena di RSPAD, hal ini sering terjadi dan bisa berdampak besar.

 

Demikian uraian singkat dari kami. Semoga bermanfaat dan bisa diambil hikmahnya. Terus semangat dan sukses selalu untuk kita semua!

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. 

Edited by Tim IT - PHI — Updated 6 days ago

QnA Sesi

Berdasarkan pengalaman sebelumnya, pengadaan dilakukan menggunakan dana dari Mabes TNI AD (Tentara Nasional Indonesia Angkatan Darat) – MABESAD Setiap tahun dialokasikan anggaran untuk kebutuhan tersebut, namun jumlahnya tidak tetap dan dapat berbeda setiap tahunnya.

Selama ini, sumber dana yang digunakan berasal dari Yanmasum atau yang setara dengan BLU (Badan Layanan Umum) di rumah sakit umum lainnya. Dana tersebut dianggarkan secara menyeluruh di pusat (Angkatan Darat) dan kemudian didistribusikan ke satuan-satuan terkait sesuai kebutuhan.

Untuk mengantisipasi hal tersebut, penting untuk melakukan pendekatan ulang kepada pihak-pihak terkait. Bahkan, jika diperlukan, dokumen seperti SPH atau nota dinas juga harus disesuaikan dengan kondisi terbaru. Oleh karena itu, proses tindak lanjut harus dilakukan secara ketat, terutama saat sudah masuk tahap perencanaan.

Selain itu, jangan hanya fokus pada pejabat tinggi atau para pemangku kebijakan, tapi juga jalin kedekatan dengan para admin atau staf yang menangani pembuatan surat dan dokumen. Mereka sering menjadi sumber informasi penting dan dapat membantu mempercepat proses penyampaian dokumen ke pihak-pihak yang berwenang.

Sumber pendanaan RSPAD berasal dari beberapa pihak, yaitu Mabesad, Yanmasum (BLU), serta soft loan melalui pihak ketiga. Selama ini, sebagian besar proyek yang ditangani umumnya didanai oleh Yanmasum atau Mabesad, sementara pendanaan melalui soft loan digunakan secara terbatas sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

Dana Mabesad adalah anggaran yang berasal dari Markas Besar Angkatan Darat.

Dana tersebut berasal dari Markas Besar Angkatan Darat (Mabesad) dan dialokasikan untuk seluruh rumah sakit di bawah naungan Angkatan Darat. Umumnya, rincian anggaran telah ditetapkan pada tahun sebelumnya. Namun, pencairan dana di tahun berikutnya sering kali bersifat situasional dan bergantung pada prioritas dari Mabesad. Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk memastikan agar tetap menjadi prioritas, sehingga alokasi dana tidak dialihkan ke kebutuhan lain

Admin dari seluruh bagian perlu didekati, karena merekalah yang menjalankan dan memproses surat-menyurat dari masing-masing bagian tersebut.

Tindak lanjut terkait dana Mabesad umumnya dilakukan melalui bagian perencanaan dan pengendalian (Rendal), yang akan memberikan informasi mengenai besaran anggaran untuk pengadaan alat baru, pemeliharaan, BHP, serta kebutuhan bagian umum yang tidak termasuk alat kesehatan.

Seharusnya, seluruh rumah sakit yang berada di bawah naungan Angkatan Darat mendapatkan alokasi proyek tersebut. Untuk informasi yang lebih akurat, akan dilakukan pengecekan lebih lanjut. Namun, berdasarkan informasi dari pihak ketiga, seperti PT. Delvi, mereka sering mendapatkan proyek tender untuk rumah sakit yang dikelola oleh Angkatan Darat.

Rumah sakit tingkat 2 setara dengan rumah sakit umum daerah (RSUD) tipe C, sedangkan rumah sakit tingkat 1 setara dengan RSUD tipe B. Khusus untuk RSPAD, statusnya berbeda karena merupakan rumah sakit kepresidenan. Oleh karena itu, pasien yang dilayani tidak hanya prajurit, tetapi juga menteri dan pejabat tinggi negara lainnya. Setiap ada pemilu atau pilkada, RSPAD biasanya ditunjuk untuk melaksanakan pemeriksaan kesehatan para calon.

Benar, rumah sakit kepresidenan yang secara resmi ditunjuk adalah RSPAD. Namun, untuk tim dokter kepresidenan, tidak semuanya berasal dari RSPAD. Biasanya, dokter-dokter spesialis terpilih juga direkrut dari luar, sesuai dengan kebutuhan. Sebagai contoh, untuk spesialis ortopedi, bisa saja diambil dari dokter lain di luar RSPAD yang memiliki kompetensi tinggi, seperti Dr. Nicolaas Sp.OT.

RSPAD adalah singkatan dari Rumah Sakit Pusat Angkatan Darat, yang merupakan rumah sakit kepresidenan di bawah naungan Angkatan Darat. Jadi, meskipun sama-sama di bawah TNI AD, RSPAD memiliki status khusus sebagai rumah sakit kepresidenan, sedangkan RSAD (Rumah Sakit Angkatan Darat) merujuk pada rumah sakit milik TNI AD di daerah lain.

Noted

-
Kembali