Sharing Session

Bagaimana menguasai tender/project di area UC/luar kota

24 Feb 2025
Ilham Purnamanto Ilham Purnamanto

Materi

Terima kasih kepada Tim HO — Teh Yuli, Mb Lili, dan Pak Decky — yang malam ini telah memberikan kesempatan untuk sharing mengenai

bagaimana menguasai tender/project di area UC maupun luar kota.

Tidak terasa saya sudah 8 tahun bekerja di PHI, mulai dari PS hingga menjadi DSM. Di sinilah saya belajar proses berpikir yang berbeda. Jika dulu fokus pada diri sendiri, kini saya belajar memahami berbagai karakter dalam tim. Di sinilah SENI leadership itu dimulai.  Saya belajar berpikir dengan skala prioritas, efektifitas, serta menjaga komunikasi tim (teamwork). Dengan target yang diberikan setiap tahun, saya berusaha berpikir lebih smart, apa yang bisa saya lakukan untuk membantu tim Jatim agar mencapai target dan seluruh tim bisa ikut trip.

Kami menjalankan teamwork dengan komunikasi intens, monitoring PS, cek update PCL mana yang belum goal, dan mendampingi area yang masih belum close, terutama UC project yang berhubungan dengan PCL.

Selain Jatim, saya juga dipercaya HO menangani area NTT. Alhamdulillah area yang sebelumnya “zonk sales” kini mulai terbentuk project secara konsisten. Melalui visit persisten dan membangun hubungan dengan user, peluang project mulai terbuka dan akhirnya terealisasi. Tiap tahun bahkan kembali muncul usulan project baru.

Berikut beberapa cara saya dan tim menguasai tender/project di area UC atau luar kota:

  1. Memahami kebutuhan dan prioritas RS

Cari tahu kebutuhan alat, riset dana RS, dan track record pembayarannya. Identifikasi decision maker. Contoh: di RSUD Pasuruan, decision maker adalah Wadir Pelayanan. Dengan pendekatan yang tepat dan penyampaian benefit produk, tahun lalu pengguna akhirnya memilih Osteopower, meski awalnya meminta alat lain.

  1. Membangun jaringan dan hubungan

Bangun relasi dengan direktur, kepala departemen, dokter, kepala OK, dan manajemen RS. Dari sini kita bisa memahami arah anggaran, prioritas, serta peluang tender.

  1. Memetakan user dan potensi jangka panjang

Untuk area NTT, saya memetakan dokter-dokter yang sedang sekolah di Surabaya. Saat mendekati kelulusan, saya minta i-sign pada brosur/SPH, dan data ini saya bawa ke RS tujuan sebagai bukti bahwa user sudah familiar dengan alat kita. Contoh: dokter bedah mulut lulusan Soetomo akhirnya membeli Osteopower di RSUD Kupang.

  1. Menawarkan solusi yang tepat

Berikan solusi sesuai kebutuhan RS. Misalnya, untuk operasi bedah mulut yang sering memotong tulang, RS hanya punya Gigli. Kita tawarkan Osteopower untuk mempercepat waktu operasi dan membuat user lebih nyaman.

  1. Presentasi yang efektif

Presentasikan solusi secara jelas, singkat, dan mudah dipahami. Bisa online jika jarak jauh. Tekankan keunggulan kita: trade in, maintenance pasca pembelian, backup alat saat unit rusak, dan kecepatan service.

  1. Monitoring project & teamwork

Monitoring sangat penting agar project tidak hilang (lost). Update PCL setiap bulan, cek korelasi dengan RAB RS, serta pastikan budget dan tipe pembayaran jelas. Hindari project dengan tempo pembayaran tidak jelas atau menggunakan GAR yang terlalu lama.

 

Saya juga melakukan pendekatan ke user dan bagian pengadaan BHP agar bisa pembelian putus dalam 3–6 bulan sesuai kebutuhan, sehingga UC lebih efisien dan sales bulanan bisa terlihat cepat. Semua ini tentu tidak terlepas dari dukungan Tim HO: Teh Yuli, Pak Decky, Mb Lili, Beb Gita, Beb Ratih, dan Mas Roby yang selalu memberikan arahan untuk tim Jatim.

Yang terpenting:

Focus. Follow up. Persisten.

Apa yang kita kerjakan hari ini akan menentukan hasil kita ke depan.

Bersama Kita Bisa! 

Edited by Tim IT - PHI — Updated 5 days ago

QnA Sesi

Hal pertama adalah memberi pengertian kepada user dan manajemen bahwa keterbatasan alat dan mobilitas menjadi kendala. Jika alat dipinjam terus-menerus, tidak semua kebutuhan operasi urgent bisa terpenuhi. Biasanya diterapkan aturan 3x peminjaman, selanjutnya diarahkan untuk pembelian putus.
Selain itu, diberikan opsi kepada manajemen untuk tukar produk slow moving dengan fast moving agar tetap efisien, tentunya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan kondisi barang.

Setiap pagi dilakukan pengecekan update PCL untuk memastikan objektifnya jelas, bukan sekadar UC tanpa tujuan. UC tidak akan disetujui jika hanya untuk sekadar bertemu user tanpa ada goals project yang jelas, terutama jika tidak ada prospek instrumen atau project yang terarah.
Sebelum melakukan UC atau kunjungan ke area, dilakukan pengecekan status rumah sakit terkait, termasuk histori pembayaran ke PPG, memastikan reputasi baik dan tidak masuk blacklist. Update informasi terus dilakukan agar tidak terjadi kendala seperti gagal project.

Menghadapi user yang membawa produk sendiri menandakan fokus penggarapan ke user tersebut masih kurang. Solusinya adalah menawarkan produk yang tidak berbenturan langsung dengan produk yang dibawa user, atau produk yang belum dimiliki vendor lain

Jika produk sudah masuk dalam MoU rumah sakit, langkah selanjutnya adalah mengkomunikasikan hal tersebut kepada direktur rumah sakit. Pendekatan personal ke manajemen juga perlu dilakukan agar tetap terjaga hubungan baik dan peluang kolaborasi.

Biasanya, jika UC sudah dipersiapkan dengan mengetahui terlebih dahulu user yang dibidik dan kebutuhan spesifiknya, termasuk kontak PPK dan manajemen, maka campur tangan pihak ketiga bisa diminimalisir. Penting untuk menggali informasi dari berbagai sumber seperti salesman dan PS lain di area tersebut.
Selain itu, perlu memetakan RSUD mana saja yang potensial untuk tender. Jika ada pengaruh kebijakan pemerintah daerah, biasanya RS sudah memiliki rekanan tetap. Namun, jika dukungan dari user sudah kuat dan mereka ngotot, peluang untuk produk masuk tetap besar.

Setiap PS pasti punya karakter, kelebihan, dan kekurangan masing-masing. Pendekatannya dengan memberi arahan, memberi contoh langsung, mendelagasikan tugas secara bertahap, serta mengajak untuk joint visit agar bisa belajar dari pengalaman langsung.

Noted

-
Kembali