Materi
Baik, Teteh, Pak Decky, Pak Mulki, dan Mbak Lily, terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya.
Assalamualaikum, selamat malam teman-teman semuanya. Tidak disangka akhirnya tiba juga giliran saya untuk berbagi pengalaman malam ini. Sebelum masuk ke topik utama, izinkan saya membuka sedikit perjalanan saya selama bergabung di PHI. Tahun ini adalah tahun ke-11 saya menjadi bagian dari keluarga besar PHI — Alhamdulillah.
Perjalanan tersebut tentu tidak mulus. Ada kerikil, tantangan, dan berbagai proses jatuh bangun yang mengantarkan saya sampai titik sekarang. Dari yang awalnya hanya menerima insentif puluhan ribu, Alhamdulillah kini dapat meningkat menjadi belasan hingga puluhan juta. Semua itu kembali pada kemauan, konsistensi, serta bimbingan leader dan dukungan tim. Pada akhirnya, hukum kehidupan itu nyata: proses tidak akan mengkhianati hasil.
Malam ini saya ingin berbagi sesuai tema kita, yaitu:
“Solusi Insentif Cepat Cair Tanpa Mencairkan Pinjol.”
Perjalanan Memahami GAR & Dampaknya
Awalnya saya berpikir sederhana: banyak jualan, dapat banyak insentif — selesai. Namun ketika muncul masalah GAR (Garansi) dan perubahan alur pemfakturan dari PPG ke PHI atas instruksi dari Teteh, ditambah urusan AR, semuanya mulai terasa “goyang”. Saya pun baru mengetahui bahwa GAR sangat memengaruhi turunnya insentif. Saya sempat kaget: sales sekian, perhitungan insentif sekian, tetapi yang release hanya segitu. Teman-teman yang hidup dengan berbagai cicilan pasti paham rasanya — sebelum uang turun, angkanya sudah habis duluan.
Akibat tekanan ekonomi itu mulailah saya memakai “pinjol” — maksudnya memanfaatkan kartu kredit untuk bensin dan makan, bahkan sampai harus meminjam HP orang tua hanya untuk menutup cicilan. Awalnya masih aman, tetapi tentu tidak bisa begitu terus.
Saya akhirnya memberanikan diri bertanya kepada Mbak Putri. Alih-alih memberi solusi instan, beliau tertawa dan berkata, “GAR begitu, kok berharap insentif cepat turun.” Lalu beliau memberi saran: follow up pemfakturan dan pembayaran ke RS.
Ternyata Kuncinya: Hubungan Baik
Awalnya saya bingung harus mulai dari mana. Kemudian saya mulai mendekati salesman PPG. Ternyata prinsipnya sama: hubungan baik harus dibangun bukan hanya dengan user, pengadaan, farmasi, OK, tetapi juga dengan semua lini internal dan eksternal — termasuk salesman dan bahkan tukang parkir. Terutama Gudang Farmasi, karena faktur dari PPG maupun cross-dock masuk melalui mereka.
Langkah-Langkah Follow Up yang Saya Lakukan
- Mengubah mindset
- Follow up tagihan bukan sekadar membantu PPG, tetapi untuk kepentingan diri sendiri, terutama terkait insentif.
- Pastikan item yang dipinjam segera dibuatkan RDO
Saya selalu segera membuat RDO untuk barang pinjaman dan koordinasi dengan PPG agar cepat difakturkan, meskipun hanya satu item dan menggunakan GAR. Hal ini penting untuk menghindari kesalahan kode dan kuantitas.
- Pantau item yang sudah terfaktur
Saya minta salesman untuk memfoto faktur yang sudah dibuka, baik yang menggunakan GAR maupun tidak. Kemudian saya cek ke bagian gudang. Jika ada yang tertahan karena kurang foto barang, saya lengkapi dengan bantuan tim logistik.
- Pastikan proses pemberkasan berjalan
Setelah dari gudang, faktur akan pindah ke bagian pemberkasan. Dengan hubungan baik, salesman biasanya bersedia menemani saya ke bagian tersebut. Di sana dicek kelengkapan tanda tangan dan dokumen.
Untuk faktur via PHI, bagian yang harus dipastikan lengkap adalah:
- berkas tanda tangan,
- lampiran-lampiran pendukung,
- kelengkapan dokumen dari RS.
Jika sudah lengkap, berkas pindah ke bagian finance sesuai urutan masuknya.
- Pastikan berkas tidak menumpuk paling bawah
Dengan komunikasi yang baik, saya bisa meminta agar berkas yang baru lengkap tidak ditempatkan paling bawah. (Biasanya saya siapkan martabak dua loyang 😄)
- Pemantauan hingga cair
Jika prosesnya lancar, dalam waktu sekitar seminggu dana sudah cair ke PPG atau PHI. RS biasanya memberi tahu saya untuk mengambil SSP (untuk faktur via PHI), yang berarti pembayaran sudah diterima. Setelah itu, tinggal follow up ke PPG atau PHI terkait pembayaran ke kita — dan insentif pun masuk tanpa perlu pinjol.
Kesimpulan
Tanggung jawab sebagai PS tidak berhenti pada promosi dan mencari sales.
Membangun hubungan baik dengan salesman dan staf RS sangat penting agar tagihan cepat terbayarkan. Karena ketika tagihan cepat lunas, yang menerima manfaat salah satunya adalah kita sendiri melalui insentif.
Demikian sharing dari saya. Jika ada teman-teman yang ingin memberikan tambahan, saya sangat terbuka dan senang sekali.